Kriseplaner forblir i skuffen

Kostbare kriseplaner forblir ofte i skuffen når det først smeller.

Forblir i skuffen: Paal Espen Hambres erfaring er at planene for krisekommunikasjon ofte ikke blir brukt slik de var tiltenkt.

Kommentar av Paal Espen Hambre, Managing Partner i Arctic PR.  

Tre hendelser på halvannet år, to av dem i løpet av den siste uken, har aktualisert problemstillingen rundt hvorvidt det offentlige er skodd for å håndtere en krise.

Kommunikasjon, eller snarere mangel på kommunikasjon, står sentralt i alle tre tilfellene.    22/7 var den første. Her sviktet kommunikasjonen mellom Forsvaret og Politiet i den kritiske fasen (http://www.aftenposten.no/nyheter/iriks/--Har-hverken-politiet-eller-Forsvaret-lart-noe-7120055.html).

Denne og forrige uke dukket to nye hendelser opp, som kanskje mer enn 22/7 inkluderer mangelfullt kommunikasjonsarbeid overfor eksterne målgrupper. Her definert som alle grupper utenfor egen organisasjon.

Først hevet Forsvaret den nasjonale terrorberedskapen til nivå A, noe som sist skjedde 22. juli 2011. Dette burde vel fortalt Forsvarsledelsen litt om hvilket tolkningspotensiale som lå i avgjørelsen. Media plukket raskt opp saken, noe som ga skremmende overskrifter av typen «Forsvaret innfører terrorberedskap A. Saken oppdateres fortløpende».

PST på sin side, var ikke informert, og tilbakeviste en økt terrortrussel. Forvirringen var total.

Deretter, i en egen og isolert hendelse sist onsdag, hermetiserte Politiet Stortinget, i samarbeid med Stortingets administrasjon og sikkerhetstjeneste. Felles for begge situasjonene var at viktige berørte og potensielt berørte grupper, ikke fikk informasjon.

Det er fortsatt litt uklart hvem det ble og ikke ble opprettet kommunikasjonsflyt med underveis, men dette er på det rene: Forsvaret informerte ikke publikum og øvrige eksterne grupper tidlig nok til å unngå frykt og spekulasjoner med hensyn til økningen i terrorberedskap.

Det samme gjelder Politiet, i forhold til onsdagens situasjon på Stortinget. Forsvaret og Politiet informerte heller ikke hverandre i noen av situasjonene, nærmest som et «takk for sist».

På Stortinget viste det seg raskt at ikke en gang de folkevalgte på innsiden av bygget fikk informasjon om hva som foregikk. «Talentløst» var betegnelsen fra Høyres stortingsrepresentant Arve Kambe, og man kan vel si det var en sjelden tverrpolitisk enighet om dette synet.

Jeg har vært, og er fortsatt ofte, med på så vel planlegging og øving som eksekvering av krisekommunikasjonsplaner for offentlig sektor. Når kommunikasjonsflyten ikke går slik den skal under en krisesituasjon, er det min erfaring at skoen ikke nødvendigvis trykker der man tror den gjør.

Det er nemlig ikke mangel på planer som er problemet. Planer av denne typen finnes det etter hvert masse av på både lokalt, regionalt og nasjonalt plan. Skrivebordsskuffene og datamappene flyter nærmest over av dem.

Problemet er snarere at de oftere enn man liker å tro forblir i skuffen, selv når krisen inntreffer. Ser vil tilbake til 22/7, viste det seg eksempelvis at Justisdepartementet droppet å benytte seg av sine nylig reviderte og omfattende kriseplaner, som også inkluderte rutiner for intern og ekstern kommunikasjon og varsling (http://www.nrk.no/nyheter/norge/1.8280384).

Det offentlige bruker svært mye penger på planer for både krisehåndtering og krisekommunikasjon. Mot slutten av 2011 ble verdien av interne og innkjøpte PR-tjenester i staten beregnet til en milliard kroner (http://e24.no/media/info-og-pr/stoltenberg-regjeringen-bruker-en-milliard-paa-pr/20125274).

Rådgivning fra eksterne PR-byråer er av bransjeforeningen KOMM (tidligere NIR) beregnet å utgjøre mellom 100 og 200 millioner kroner. Resten er i stor grad kostnader knyttet til offentlig ansatte kommunikasjonsrådgivere.

Så hvis alt ligger til rette for god krisekommunikasjon, og alle eventualiteter som tenkes kan er tatt høyde for i planene, hvorfor glemmer man dem så snart det smeller, og løper rundt som hodeløse høns?

Blant årsakene som vi har klart å identifisere gjennom vårt arbeid på feltet, som også inkluderer tilbakemeldinger fra aktører i det offentlige, er:

- Planene anses som teoretisk gode, men man mangler tilstrekkelig trening hva gjelder gjennomføring, altså realistiske kriseøvelser. Dermed stoler man ikke på dem i en krisesituasjon, og flytter fokuset nærmest utelukkende over på det operative.

- Eierskapet til krisekommunikasjonsplanene anses som uavklart. Kommunikasjonsavdelingen har ofte eierskapet, men mangler dedikasjon fra embetsverket eller administrasjonen.

- Planer som er utviklet av og for en tidligere ledelse, det være seg stab, administrasjon eller politisk, får en stemoderlig behandling av de som kommer etter. Dermed blir de aldri tilstrekkelig forankret, og mens man venter på at nye skal lages, inntreffer krisen.

- Kommunikasjonsfaget utvikler seg svært raskt, og statiske planer blir fort utdaterte og lite relevante for dagens situasjon.

- Ved sterk og vedvarende kritikk fra berørte grupper tidlig i en krisefase velger mange å fravike de foreliggende planer for krisekommunikasjon, fordi de da anses som lite vellykkede.

For å prøve meg på en konklusjon, kan jeg si veldig forenklet, at det offentlige definitivt er i stand til å gjøre det bedre enn demonstrert ved de tre hendelsene over. Men da må punktene over adresseres, og planene opp fra skuffen.

Følg Paal Espen Hambre på Twitter: https://twitter.com/phambre

hits